Baptistengemeente Vroomshoop (hierna de gemeente)
Vastgesteld in de gemeentevergadering van d.d. 29-11-2018 te Vroomshoop
ALGEMEEN
OVER DEZE PRIVACYVERKLARING
Voor de Baptistengemeente Vroomshoop zijn privacy en een veilige omgeving van
groot belang. Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het
gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen
en grondslagen van gegevensverwerking binnen de gemeente. Betrokkenen kunnen
in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring
beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking
van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de
gemeente is.
-
ALGEMENE MAATREGELEN TER BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS
U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de gemeente is iedereen die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.
-
UW RECHTEN, DE PROCEDURE BIJ EEN VERZOEK EN DE CONTACTGEGEVENS VANDE GEMEENTE
Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacyregels te voldoen heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij:
de raad der gemeente. Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene
Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening
Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met: de secretaris van de
gemeente. Hij zal er zorg voor dragen dat het verzoek door de raad der gemeente in
behandeling zal worden genomen.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene
Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:
-
Het recht op dataportabiliteit. Het recht om uw eigen persoonsgegevens die
zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een
overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen
en/of te verstrekken aan een andere partij.
-
Het recht op vergetelheid. Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving
uit de gemeente is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek
om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme
belangen van de gemeente zich daar niet tegen verzetten.
-
Recht op inzage. Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die
worden verwerkt in te zien.
-
Recht op rectificatie en aanvulling. Het recht om de persoonsgegevens die
van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd
indien men van mening is dat deze niet kloppen, voor zover de belangen van
anderen of de legitieme belangen van de gemeente zich hiertegen niet
verzetten.
-
Het recht op beperking van de verwerking: Het recht om minder gegevens te
laten verwerken.
-
Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en
profilering. Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. Bij
besluiten gaat het er om of de besluitvorming rechtsgevolgen heeft of de
betrokkene in zijn/haar aanmerkelijk belang treft.
-
Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
-
Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u
contact op met de gemeente via de secretaris zoals hierboven vermeld. De
gemeente zal vervolgens uw verzoek behandelen. De gemeente zal eerst moeten
vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u
zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de gemeente een maand
vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen
tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke
verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De
gemeente zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen
aan uw verzoek moet de gemeente rekening houden met de privacyrechten van
anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de
gemeente.
VERWERKINGEN VANWEGE HET FUNCTIONEREN VAN DE GEMEENTE
In het kader van het plaatselijk leven en werken van de gemeente verwerkt de gemeentediverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in de bijlage 2 in de tabel om welke
situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.
-
BEWAARTERMIJNEN
De gemeente zal de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens
van leden worden in ieder geval zolang zij lid zijn bewaard. Bij uitschrijving worden de
gegevens nog twee jaar bewaard alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms
gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.
-
DOORGIFTE AAN ANDEREN
De gemeente geeft geen gegevens van haar leden door aan anderen of derden, tenzij hier
vanuit wettelijke verplichtingen aan voldaan moet worden.
BIJLAGE 1 – MAATREGELEN
-
De AVG werkgroep evalueert het privacybeleid jaarlijks middels een gezamenlijk
overleg (inclusief de privacyverklaring). De AVG werkgroep bestaat uit de secretaris,
de penningmeester, de webmaster en een raadslid.
-
Alle leden (ook nieuwe leden) van de gemeente krijgen een bericht over het
privacybeleid van de gemeente en krijgen eenmalig de privacyverklaring
toegezonden.
-
De gemeenteleden worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de
gemeente en eventuele wijzigingen middels de gemeentevergaderingen.
-
De bezoekers van de gemeente worden op de hoogte gehouden over het
privacybeleid van de gemeente door een papieren versie in het kerkgebouw baptistengemeente Vroomshoop en middels een digitale versie, die middels de website www.baptistenvroomshoop.nl beschikbaar is.
-
Binnen de gemeente is de afspraak dat vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden in een afgezonderde ruimte. Binnen het kerkgebouw is de afspraak dat er geen persoonsgegevens op systemen worden vastgelegd anders dan namen op contributielijsten en telefoonnummers in geval van calamiteiten.
-
De overige persoonsgegevens liggen vast bij leden. Hiervoor geldt de afspraak dat vastgelegde gegevens op computers of andere dragers zodanig beveiligd zijn, dat derden geen toegang tot deze gegevens hebben.
-
Oude informatie wordt jaarlijks opgeschoond.