Baptistengemeente Vroomshoop (hierna de gemeente)
Vastgesteld in de gemeentevergadering van d.d. 29-11-2018 te Vroomshoop

ALGEMEEN

OVER DEZE PRIVACYVERKLARING
Voor de Baptistengemeente Vroomshoop zijn privacy en een veilige omgeving van
groot belang. Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het
gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen
en grondslagen van gegevensverwerking binnen de gemeente. Betrokkenen kunnen
in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring
beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking
van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de
gemeente is.

  • ALGEMENE MAATREGELEN TER BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS
    U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt
    omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacyrechten en
    gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en
    privacyregels standaard toe te passen. Binnen de gemeente is iedereen die op basis
    van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt tot geheimhouding verplicht. Om op
    een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de
    gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1
    onderaan dit document.

  • UW RECHTEN, DE PROCEDURE BIJ EEN VERZOEK EN DE CONTACTGEGEVENS VAN
    DE GEMEENTE
    Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende
    en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacyregels te
    voldoen heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij:
    de raad der gemeente. Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene
    Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening
    Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met: de secretaris van de
    gemeente. Hij zal er zorg voor dragen dat het verzoek door de raad der gemeente in
    behandeling zal worden genomen.
    De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene
    Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:

  1. Het recht op dataportabiliteit. Het recht om uw eigen persoonsgegevens die
    zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een
    overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen
    en/of te verstrekken aan een andere partij.
  2. Het recht op vergetelheid. Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving
    uit de gemeente is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek
    om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme
    belangen van de gemeente zich daar niet tegen verzetten.
  3. Recht op inzage. Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die
    worden verwerkt in te zien.
  4. Recht op rectificatie en aanvulling. Het recht om de persoonsgegevens die
    van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd
    indien men van mening is dat deze niet kloppen, voor zover de belangen van
    anderen of de legitieme belangen van de gemeente zich hiertegen niet
    verzetten.
  5. Het recht op beperking van de verwerking: Het recht om minder gegevens te
    laten verwerken.
  6. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en
    profilering. Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. Bij
    besluiten gaat het er om of de besluitvorming rechtsgevolgen heeft of de
    betrokkene in zijn/haar aanmerkelijk belang treft.
  7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
  8. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
    Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u
    contact op met de gemeente via de secretaris zoals hierboven vermeld. De
    gemeente zal vervolgens uw verzoek behandelen. De gemeente zal eerst moeten
    vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u
    zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de gemeente een maand
    vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen
    tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke
    verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De
    gemeente zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen
    aan uw verzoek moet de gemeente rekening houden met de privacyrechten van
    anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de
    gemeente.

 

VERWERKINGEN VANWEGE HET FUNCTIONEREN VAN DE GEMEENTE
In het kader van het plaatselijk leven en werken van de gemeente verwerkt de gemeentediverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in de bijlage 2 in de tabel om welke
situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.

  • BEWAARTERMIJNEN
    De gemeente zal de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens
    van leden worden in ieder geval zolang zij lid zijn bewaard. Bij uitschrijving worden de
    gegevens nog twee jaar bewaard alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms
    gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.

  • DOORGIFTE AAN ANDEREN
    De gemeente geeft geen gegevens van haar leden door aan anderen of derden, tenzij hier
    vanuit wettelijke verplichtingen aan voldaan moet worden.

BIJLAGE 1 – MAATREGELEN

  1. De AVG werkgroep evalueert het privacybeleid jaarlijks middels een gezamenlijk
    overleg (inclusief de privacyverklaring). De AVG werkgroep bestaat uit de secretaris,
    de penningmeester, de webmaster en een raadslid.
  2. Alle leden (ook nieuwe leden) van de gemeente krijgen een bericht over het
    privacybeleid van de gemeente en krijgen eenmalig de privacyverklaring
    toegezonden.
  3. De gemeenteleden worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de
    gemeente en eventuele wijzigingen middels de gemeentevergaderingen.
  4. De bezoekers van de gemeente worden op de hoogte gehouden over het
    privacybeleid van de gemeente door een papieren versie in het kerkgebouw ’t
    Lieniezer en middels een digitale versie, die middels de website www.lieniezer.nl
    beschikbaar is.
  5. Binnen de gemeente is de afspraak dat vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden in
    een afgezonderde ruimte.
  6. Binnen het kerkgebouw is de afspraak dat er geen persoonsgegevens op systemen
    worden vastgelegd anders dan namen op contributielijsten en telefoonnummers in
    geval van calamiteiten.
  7. De overige persoonsgegevens liggen vast bij leden. Hiervoor geldt de afspraak dat
    vastgelegde gegevens op computers of andere dragers zodanig beveiligd zijn, dat
    derden geen toegang tot deze gegevens hebben.
  8. Oude informatie wordt jaarlijks opgeschoond.